Singura platforma SSM si SU acreditata eIDAS din Romania
Dosarul digital, fisa electronica de instruire, semnatura electronica si arhivare — cu datele stocate exclusiv in Romania.
Folosind dosarul digital puteti renunta in proportie de 90% la listarea oricaror documente prevazute ca fiind obligatorii de legislatia in vigoare.
- Semnare pe telefon sau tableta, fara dispozitive speciale
- Import rapid al angajatilor din REVISAL
- Alerte automate inainte de expirarea instruirilor
- Rapoarte generate instant pentru controalele ITM
De ce este importanta acreditarea eIDAS?
Acreditarea eIDAS nu este doar o insigna; este diferenta dintre un software vulnerabil si o platforma blindata. Cand alegeti un furnizor pentru digitalizarea SSM si SU, nu cumparati doar o aplicatie — incredintati datele medicale si personale ale angajatilor, datele colaboratorilor, ale echipamentelor si procedurilor interne.
Date stocate exclusiv in Romania
Infrastructura se afla pe teritoriul Romaniei, sub jurisdictie nationala si europeana — nu pe servere externe cu politici de securitate neclare.
Acces restrictionat
Maximum doua persoane autorizate au acces la sistemele care gestioneaza datele dumneavoastra. La solutiile neacreditate, acces pot avea sute de persoane.
Audit si conformitate eIDAS
Platforma si procesele sunt auditate conform cerintelor eIDAS, cu transparenta si securitate verificabila.
Control total asupra datelor
Stiti exact unde sunt stocate datele si cine are acces la ele, fara intermediari din tari terte.
iSSM.ro este singura platforma din Romania care indeplineste ambele conditii obligatorii. Vedeti acreditarile.
Incepeti digitalizarea documentelor
Creati un cont si incepe sa semnezi si sa trimiti documente.
Organizație
Pentru societăți care își digitalizează documentele de securitate și sănătate în muncă. Vei avea nevoie de CUI-ul firmei.
Persoană
Pentru angajați și persoane fizice. Vei avea nevoie de CUI-ul angajatorului, verificat în registrul ANAF.
Intrebari si raspunsuri
Este legala folosirea aplicatiei ?
Da. Absolut toate documentele generate si stocate de aplicatie pot si sunt folosite in relatie cu institutiile statului sau in cazul proceselor in relatie cu instantele din Romania.
Ce garantii am ?
Atat pentru semnatura electronica cat si pentru arhivarea electronica, dar si pentru celelalte documente generate, datele tale sunt in siguranta cu noi si oferim o garantie echivalenta cu contravaloarea serviciilor achizitionate pentru eventuale pierderi.
In prezent toate documentele societatii sunt in format fizic ? Cum se pot trece in format digital ?
La semnarea contractului cu noi documentele in format fizic ale societatii se arhiveaza, iar de la data inceperii contractului absolut toate documentele sunt trecute in format electronic cu ajutorul platformei, impreuna cu consultantii nostri.
Care este baza legala ?
Odată cu intrarea în vigoare la data de 06.05.2021 a Ordonanței de Urgență nr. 36/2021, publicată în Monitorul Oficial nr. 474, este permisă semnarea electronică a tuturor documentelor din sfera relațiilor de muncă.
Potrivit actului normativ, angajatorul și salariatul pot opta să folosească, la încheierea contractului individual de muncă, a actelor adiționale la acesta, la întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relaţiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoţită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului, în condiţiile stabilite prin regulamentul intern şi/sau contractul colectiv de muncă aplicabil.
O precizare importantă este că, pentru orice document pentru care Codul muncii stabilește că forma scrisă este obligatorie, se consideră cerința îndeplinită dacă documentul este întocmit în formă electronică și semnat cu semnătură electronică avansată sau calificată. Aceste documente se arhivează de către angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996.
Totodată, angajatorul poate utiliza semnătura electronică avansată sau calificată la întocmirea documentelor din domeniul relaţiilor de muncă sau securităţii şi sănătăţii în muncă în relația cu instituțiile publice.
De subliniat, părțile trebuie să folosească același tip de semnătură (fie olografă, adică de mână, fie electronică avansată, fie electronică calificată) la toate documentele încheiate.
De asemenea, în domeniul securității și sănătății în muncă, dovada instruirii lucrătorilor poate fi realizată în format electronic sau pe suport hârtie, în funcţie de modalitatea aleasă de către angajator, stabilită prin regulamentul intern.
Trebuie sa instalez o aplicatie pe calculator ?
Nu. Aplicatia functioneaza 100% din browserul deja instalat pe calculator.
Cine suntem ?
Suntem un grup de societati determinate sa contribuie la un mediu de lucru mai sigur si la proceduri de lucru simplificate in administrarea personalului.
Pot folosi aplicația de pe telefon sau tabletă ?
Da. Platforma este complet optimizată pentru dispozitive mobile. Angajații pot accesa contul, pot parcurge materialele de instruire și pot semna electronic documentele direct de pe smartphone sau tabletă, fără a fi nevoie de instalarea unor aplicații suplimentare.
Cum sunt protejate datele cu caracter personal (GDPR) ?
Securitatea datelor este prioritară. Toate informațiile sunt stocate criptat pe servere securizate, respectând cu strictețe normele GDPR în vigoare. Accesul la date se face pe bază de roluri bine definite, iar backup-urile se realizează automat pentru a preveni orice pierdere de informații.
Ce se întâmplă în cazul unui control ITM ?
În cazul unui control, platforma permite generarea instantanee a rapoartelor și a fișelor de instruire solicitate de inspectori. Documentele semnate electronic au valoare legală deplină și pot fi prezentate direct în format digital sau listate, inspectorii având posibilitatea de a verifica validitatea semnăturii.
Pot importa datele angajaților din REVISAL ?
Da. Pentru a simplifica procesul de implementare, aplicația permite importul rapid al bazei de date din REVISAL. Astfel, nu este necesară introducerea manuală a datelor fiecărui angajat, economisind timp prețios pentru departamentul de HR sau SSM.
Beneficiez de suport tehnic ?
Desigur. Oferim asistență dedicată pentru configurarea inițială a contului și suport tehnic continuu prin email sau tichete de asistență, pentru a ne asigura că procesul de digitalizare decurge fără probleme.
Cum aflu când expiră o instruire sau un control medical ?
Platforma dispune de un sistem inteligent de alertare. Veți primi notificări automate pe email (atât administratorul, cât și angajatul, opțional) înainte de expirarea instruirilor periodice, a controalelor de medicina muncii sau a valabilității EIP-urilor, eliminând riscul de amenzi cauzate de neglijență.
Platforma include materialele de instruire sau trebuie să le creez eu ?
Aplicația vine echipată cu o bibliotecă de documente, tematici și teste standard actualizate legislativ pentru diverse domenii de activitate. Totuși, aveți libertatea deplină de a încărca propriile materiale specifice (Instrucțiuni Proprii) sau de a le edita pe cele existente.
Colaborez cu un serviciu extern SSM. Pot să le ofer acces ?
Da, platforma este construită pentru colaborare. Puteți crea conturi dedicate pentru consultanții externi SSM/PSI cu drepturi specifice, permițându-le să gestioneze documentația, să planifice instruiri și să genereze rapoarte în numele companiei dumneavoastră.
Cum semnează efectiv angajatul ? Am nevoie de un dispozitiv special ?
Nu este nevoie de dispozitive speciale (pad-uri de semnătură). Angajatul semnează direct pe ecranul tactil al telefonului sau tabletei, ori folosind mouse-ul pe PC. Semnătura grafică este captată și securizată împreună cu marca temporală și datele de identificare, fiind aplicată automat pe fișa de instruire.
De ce este importantă acreditarea eIDAS ?
Acreditarea eIDAS nu este doar o insignă; este diferența dintre un software vulnerabil și o platformă blindată. Când alegeți un furnizor pentru digitalizarea SSM și SU, nu cumpărați doar o aplicație, ci încredințați datele medicale și personale ale angajaților, datele colaboratorilor, datele echipamentelor și procedurilor interne, cât și ale activităților curente.
Spre deosebire de alte soluții disponibile pe piață, care utilizează datacentere din alte țări cu un nivel necunoscut de securitate și software neauditat, iSSM.ro stochează datele exclusiv în România, restricționează accesul la maximum două persoane autorizate, este auditată conform cerințelor eIDAS și vă lasă control total asupra datelor, fără intermediari din țări terțe.